Как да организираме съхранението на документи в офиса

Кажете здравей на новото десетилетие и сбогом на старите и системи за картотекиране.

Все по-често се налага, да премахване хартиените носители и да ги съхраняваме в компютри и други устройства.

Ето защо направихе това ръковоство и показваме, как по-лесно да държите всичко под контрол в офиса си и най-вече – всички документи да бъдат лесни за откриване.

Използване на Цветен код за документи.

Хората използват цветно кодиране, тъй като офисната документация – и системите за картотекиране, са лесен начин за подреждане на файловете.

Изпитаната и истинска техника на цветно кодиране никога не се проваля и е сравнително бърза и лесна за изтегляне, дори ако имате особено сложна система за картотекиране. Цветовото кодиране ще ви вдъхнови да сортирате файловете в разумни категории, бързо да намерите файлове и да добавите малко забавление към процеса на съхранение и нареждане.

Тази организационна техника е идеалният начин да превърнете купищата хартия в подредени опаковки, които са предвидими по възможно най-добрия начин. Най-доброто от всичко е, че цветното кодиране работи както на физически, така и на цифрови файлове и ако трябва да организирате и двата типа файлове, можете лесно да използвате една и съща система за цветно кодиране за всеки.

Ако държите документите си в офиса, то ще имате нужда и от папки за документи, които може да закупите онлайн на  https://topoffice.bg/arhivirane/papki-za-dokumenti

Дигитализиране на файлове

Когато дигитализирате файлове, по същество създавате система за картотекиране без хартия. Много хора смятат, че е много по-лесно да организират система за цифрово картотекиране над система за картотекиране, след като всеки хартиен файл е преобразуван в цифров формат. Ако решите да дигитализирате вашите файлове, ще трябва да започнете, като сканирате и конвертирате старите си файлове – процес, който може да отнеме много време и труд.

Как да:

Специални благодарности за Франсиско от нашата Facebook група за очертаването на тези указания!

Решете как да организирате файлове цифрово. Ще използвате ли готово софтуерно решение , мрежово устройство, поддържано от вашата собствена ИТ (информационна технология) група, или безплатна облачна платформа като Google Drive ?
Използвайте надеждна и ефективна сканираща машина. (Франциско използва машина Richo с възможност за сканиране на документи и изпращането им в предварително зададени папки в мрежата.)

Организирайте по важност
Всеки, който някога е търсил в файлове, разбира горящото желание да намериш точно това, от което се нуждаеш, вместо да намериш 100 неща, от които нямаш нужда. Например, опитайте да организирате офис файловете си по важност, за да направите извличането на документи по-приятно за всички.

Как да:

Проучете служителите и попитайте какви офис файлове трябва да намерят или да имат достъп през цялата година. (Направете това проучване задължително и при необходимост привлечете помощта на ръководството за изпълнение.)
Прегледайте отговорите и групирайте типовете файлове в нива според изискванията за достъп. (Най-горното ниво ще бъдат петте най-често достъпвани типове файлове според вашето проучване.)

Организирайте вашата система, цифрова или физическа, според тези категории. Не забравяйте да категоризирате и етикетирате и подфайловете. Например можете да поставите етикети на файловете си от най-високо ниво „Ключови файлове“ и да включите отделни етикети за „разписки“, „договори“ и „резултати от проучване“.
Защо работи:

Всеки иска файлова система, която сякаш предвижда точно това, което търси. Чрез организирането на вашата система, основана на „правило на мнозинството“, имате най-добрия шанс да създадете файлова система, която всъщност предоставя точно това, от което хората се нуждаят.